كل طلبات العملاء في مكان واحد، مع المحاسب الذي يتابعها
تطبيق الفريق
في أغلب المكاتب تعيش طلبات العملاء في محادثات شخصية وصناديق بريد وفي الذاكرة. يجمع تطبيق الفريق من Nolloi كل طلب يتلقاه المساعد في لائحة مرتبة، مرتبطة ببطاقة العميل وبالمحاسب المسؤول. لكل موظف دخوله ودوره، ويرى الشركاء المكتب كله، ومع باقة Business OS تُدمج أنواع وثائقكم عند الإعداد بالأسماء التي يستعملها فريقكم.
موقف نموذجي
الأسبوع الأخير من ربع السنة، ومحاسبة في عطلة مرضية ولائحة طويلة من الشركات تنتظر تصريحاتها. في السابق، كانت رسائل عملائها تبقى في هاتفها بعيداً عن الجميع. أما الآن فتظهر الطلبات الموجهة إليها في التطبيق، وكل طلب يبين العميل والفترة والوثائق المذكورة ووقت الوصول. في الصباح يفتح الشريك لائحتها ويطلب من زميلين تولي متابعتها، بينما لا ترى مساعدة إلا طلبات الأجور التي يغطيها دورها. وفي المساء يعرف كل عميل من يتابع طلبه.
مثال
- العميلمساء الخير، وظفنا نادلاً جديداً يبدأ يوم الإثنين. هل يمكن إدراجه في أجور هذا الشهر؟
- مساعد الذكاء الاصطناعيمساء النور، وشكراً لكم. سجلت: أجير جديد ابتداء من الإثنين، يدرج في أجور هذا الشهر. أجوركم يتابعها عمر، والطلب الآن في لائحته. ما الوثائق التي تنوون إرسالها إليه بخصوص هذا التوظيف؟
- العميلبطاقة التعريف والعقد والمعلومات البنكية. غداً.
- مساعد الذكاء الاصطناعيسجلت: بطاقة التعريف وعقد العمل والمعلومات البنكية، ترسل غداً. سيخبركم عمر إن احتاج شيئاً آخر. هل العقد بدوام كامل أم جزئي؟
- العميلدوام كامل.
- مساعد الذكاء الاصطناعيشكراً. كل شيء في لائحة عمر مع رسالتكم، وسيعود إليكم مباشرة.
مثال توضيحي. يجيب المساعد الحقيقي بالمواعيد والخدمات والقواعد التي اعتمدتها الشركة.
كيف تعمل
كل محادثة تصبح بطاقة
ما يصل عبر المساعد يُحفظ مع اسم العميل، وموضوع الطلب، والفترة، والأجل إن وجد، والوثائق المذكورة، ووقت الوصول.
البطاقة تنضاف إلى ملف العميل
يحتفظ الملف بالطلبات والملاحظات السابقة، فيجد من يتولى البطاقة السجل كاملاً دون أن يطلب من العميل التكرار.
تصل إلى الشخص المسؤول
تذهب البطاقات إلى المحاسب المرتبط بالشركة عند الإعداد. ويرى كل موظف لائحته وما يسمح به دوره.
الفريق يتابع حتى النهاية
يتولى الموظفون الطلبات ويتابعونها ويغلقونها في التطبيق، وتعرض الأجندة المواعيد التي حجزها المساعد. ويرى الشركاء ما بقي مفتوحاً، شخصاً بشخص.
ما تقررونه
ما تقررونه
- فريقكم، مع دخول ودور كل شخص: شريك، محاسب، مكلف بالأجور، مساعد.
- لائحة عملائكم والمحاسب المرتبط بكل شركة.
- في باقة Business OS، أنواع وثائقكم مدمجة، مثل كشوف الحساب البنكي وفواتير الشراء والبيع وملفات الأجور والإشعارات الضريبية.
- أصناف الطلبات، والكلمات التي يستعملها عملاؤكم فعلاً.
ما الذي لا تقوم به
- ليس برنامج محاسبة: لا يمسك القيود، ولا يعد التصريحات، ولا يحسب الضرائب.
- المساعد لا يجمع الوثائق ولا يفتحها ولا يتحقق منها؛ والبطاقات تسجل ما يقوله العملاء عنها.
- في باقة Essentiel يرتب التطبيق الطلبات وبطاقات العملاء والأجندة مع دخول لكل عضو في الفريق؛ أما دمج أنواع وثائقكم فهو جزء من Business OS.
أسئلة شائعة
هل يمكن لكل شخص ألا يرى إلا ما يخصه؟
لكل موظف دخوله ودوره، ويحددان معكم عند الإعداد. والاختيار الشائع: المحاسبون على عملائهم، والمكلفون بالأجور على طلبات الأجور، والشركاء على المكتب كله.
هل تطبيق الفريق مشمول في الباقات العادية؟
نعم. كل الباقات تشمل التطبيق بالطلبات المرتبة وبطاقات العملاء والأجندة ودخول لكل عضو في الفريق. أما دمج أنواع وثائقكم عند الإعداد فيأتي مع Business OS.
هل يعوض برنامج المحاسبة لدينا؟
لا. أدوات الإنتاج لديكم تبقى كما هي. يحتفظ التطبيق بالمحادثات والطلبات المحيطة بالعمل، حتى لا يبقى سؤال أي عميل في هاتف أحد.
هل يمكن ربط أجندتنا الحالية؟
يمكن ربط تقويم Google، فتظهر المواعيد التي يحجزها المساعد مع العملاء الجدد أو الشركاء حيث ينظم فريقكم أسبوعه أصلاً.
لنتحدث عن نشاطكم.
رسالة واحدة تكفي. نرد على WhatsApp أو بالبريد الإلكتروني، وأنتم من يقرر الخطوة التالية.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22