Chaque demande client au même endroit, avec le comptable qui la suit
Application d'équipe
Dans la plupart des cabinets, les demandes des clients vivent dans des conversations personnelles, des boîtes e-mail et des mémoires. L'application d'équipe de Nolloi réunit chaque demande reçue par l'assistant dans une liste triée, reliée à la fiche du client et au comptable en charge. Chaque collaborateur a son accès et son rôle, les associés voient tout le cabinet, et avec Business OS vos types de documents sont intégrés à la mise en place, nommés comme votre équipe les nomme déjà.
Une situation type
Dernière semaine du trimestre : une comptable est en arrêt maladie, avec un long portefeuille de sociétés qui attendent leur TVA. Avant, les messages de ses clients restaient sur son téléphone, hors de portée de tous. Désormais, les demandes qui lui sont adressées apparaissent dans l'application, chacune avec le client, la période, les pièces évoquées et l'heure d'arrivée. Le matin, l'associé ouvre sa liste et demande à deux collègues de la reprendre, pendant qu'une assistante ne voit que les demandes de paie que son rôle couvre. Le soir, chaque client sait qui suit sa demande.
Exemple
- ClientBonjour, nous avons embauché un serveur qui commence lundi. Il peut être sur la paie de ce mois-ci ?
- Assistant IABonjour, et merci. J'ai noté : nouveau salarié à partir de lundi, à intégrer à la paie du mois. Votre paie est suivie par Omar, la demande est donc dans sa liste. Quelles pièces comptez-vous lui envoyer pour cette embauche ?
- ClientSa pièce d'identité, son contrat et son RIB. Demain.
- Assistant IAC'est noté : pièce d'identité, contrat de travail et RIB, envoyés demain. Omar vous dira s'il lui faut autre chose. Le contrat est-il à temps plein ou à temps partiel ?
- ClientTemps plein.
- Assistant IAMerci. Tout est dans la liste d'Omar avec votre message, et il revient vers vous directement.
Illustration. Un véritable assistant répond avec les horaires, les services et les règles validés par l’entreprise.
Comment ça marche
Chaque échange devient une fiche
Ce qui arrive par l'assistant est rangé avec le client, l'objet de la demande, la période, l'échéance éventuelle, les pièces évoquées et l'heure d'arrivée.
La fiche s'ajoute au dossier du client
Le dossier garde les demandes et notes précédentes : la personne qui reprend la fiche a l'historique sans redemander quoi que ce soit au client.
Elle arrive chez la personne en charge
Les fiches vont au comptable rattaché à la société lors de la mise en place. Chaque collaborateur voit sa liste et ce que son rôle autorise.
L'équipe assure la suite
Les collaborateurs prennent, suivent et clôturent les demandes dans l'application, et l'agenda montre les rendez-vous posés par l'assistant. Les associés voient ce qui reste ouvert, personne par personne.
Ce que vous décidez
Ce que vous décidez
- Votre équipe, avec l'accès et le rôle de chacun : associé, comptable, paie, assistant.
- Votre portefeuille et le comptable rattaché à chaque société.
- Avec Business OS, vos types de documents intégrés, par exemple relevés bancaires, factures d'achat et de vente, éléments de paie ou avis d'imposition.
- Les catégories de demandes, et les mots que vos clients emploient vraiment.
Ce qu’il ne fait pas
- Ce n'est pas un logiciel comptable : il ne tient pas d'écritures, ne prépare pas de déclarations et ne calcule aucun impôt.
- L'assistant ne collecte, n'ouvre et ne vérifie aucun document ; les fiches consignent ce que les clients en disent.
- Avec Essentiel, l'application trie les demandes, les fiches clients et l'agenda, avec un accès pour chaque membre de l'équipe ; l'intégration de vos types de documents fait partie de Business OS.
Questions
Chacun peut-il ne voir que ce qui le concerne ?
Chaque collaborateur a son accès et son rôle, définis avec vous à la mise en place. Un choix courant : les comptables sur leurs clients, la paie sur les demandes de paie, les associés sur tout le cabinet.
L'application fait-elle partie des formules standard ?
Oui. Toutes les formules incluent l'application avec les demandes triées, les fiches clients, l'agenda et un accès par membre de l'équipe. L'intégration de vos types de documents à la mise en place vient avec Business OS.
Remplace-t-elle notre logiciel comptable ?
Non. Vos outils de production restent en place. L'application garde les échanges et les demandes autour du travail, pour qu'aucune question d'un client ne reste sur le téléphone de quelqu'un.
Peut-on connecter notre agenda actuel ?
Google Agenda peut être connecté : les rendez-vous que l'assistant pose avec les nouveaux clients ou les associés apparaissent là où votre équipe organise déjà sa semaine.
Parlons de votre entreprise.
Un message suffit. Nous répondons sur WhatsApp ou par e-mail, et vous décidez de la suite.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22