Des rendez-vous pris dans la conversation, jamais en dehors de vos disponibilités
Propose des créneaux uniquement dans vos disponibilités, les inscrit à l'agenda et envoie vos rappels.
De quoi s’agit-il
La prise de rendez-vous par IA permet au client de réserver pendant qu'il échange avec l'assistant de l'entreprise, sans attendre que quelqu'un consulte l'agenda. L'assistant ne propose que des créneaux compris dans vos disponibilités, inscrit celui qui est choisi, envoie les rappels que vous avez retenus et gère les reports et les annulations selon votre politique. Google Calendar peut être raccordé : votre équipe garde l'agenda qu'elle connaît.
Comment ça marche
Vous fixez les règles une fois
Horaires, durée de chaque prestation, qui fait quoi, pauses, délai maximal de réservation et conduite à tenir en cas d'annulation. Tout cela est convenu à la mise en place, puis ajusté dès que votre organisation change.
Le client demande un moment
Par message ou par note vocale, souvent de façon vague : « Demain après le travail ? » L'assistant lit l'agenda et propose deux ou trois créneaux libres qui correspondent, jamais en dehors de vos disponibilités.
Le créneau est inscrit
Dès que le client choisit, le rendez-vous entre dans l'agenda avec le nom, le motif et le contact, et le client reçoit une confirmation.
Les rappels partent
Aux moments que vous avez choisis, par exemple la veille au soir. Le client confirme d'un mot ou demande un report dans la même conversation.
Les changements suivent votre politique
Celui qui veut reporter se voit proposer de nouveaux créneaux. Une annulation tardive, ou une demande que votre politique réserve à une personne, part vers l'équipe au lieu d'être tranchée par l'assistant.
Ce qui est inclus
- Des créneaux proposés uniquement dans les disponibilités que vous fixez
- Chaque rendez-vous inscrit à l'agenda, avec Google Calendar raccordable
- Une confirmation, puis des rappels aux moments choisis
- Reports et annulations traités selon votre politique
- Chaque rendez-vous classé dans l'application d'équipe, avec le motif et le contact
- Les demandes inhabituelles ou tardives transmises à une personne
Disponibilité
Dans les formulesIncluse dans Essentiel, Business OS et Prestige, où elle réserve depuis les messages WhatsApp, les notes vocales et, avec Business OS et Prestige, les appels WhatsApp en direct. Nolloi Réponse n'a pas d'agenda.
Inclus dans les formules standard.
Exemple
- ClientBonsoir, je peux réserver un toilettage pour mon chien cette semaine ? C'est un caniche moyen.
- Assistant IABonsoir. Oui. Un toilettage complet pour un chien de taille moyenne dure environ deux heures. Cette semaine, je peux vous proposer jeudi à 10:00 ou vendredi à 15:30. Lequel préférez-vous ?
- ClientVendredi, mais un peu plus tard ? Je termine le travail à 16:00.
- Assistant IALe dernier départ du vendredi est à 15:30, car le salon ferme à 18:00. Le créneau plus tardif suivant est samedi à 16:30. Samedi vous conviendrait-il ?
- ClientSamedi 16:30 alors. Je m'appelle Omar.
- Assistant IAC'est noté, Omar : samedi à 16:30 pour le toilettage de votre caniche. Vous recevrez un rappel vendredi soir, et vous pourrez y répondre si vous devez changer l'heure.
Illustration. Un véritable assistant répond avec les horaires, les services et les règles validés par l’entreprise.
Ce qu’il ne fait pas
- Il ne réserve jamais en dehors de vos disponibilités, même si un client insiste ; les exceptions passent par une personne.
- Nolloi Réponse n'a pas d'agenda : la prise de rendez-vous vient avec Essentiel, Business OS et Prestige.
- Il n'encaisse pas de paiement pour les réservations.
- Il ne contourne pas votre politique d'annulation : les cas limites sont tranchés par l'équipe.
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Pas de compte de démonstration ni d’essai. À la place, écrivez-nous ou appelez-nous sur WhatsApp : l’assistant qui répond est notre propre IA. Ou ouvrez le miroir pour voir ce qu’un assistant répondrait pour votre entreprise.
Questions
Dois-je utiliser Google Calendar ?
Non. L'agenda de votre application d'équipe fonctionne seul. Si votre équipe travaille déjà dans Google Calendar, il peut être raccordé pour que chaque rendez-vous y apparaisse aussi, à côté de ceux que vous ajoutez vous-mêmes.
Et si deux clients veulent le même créneau ?
Un créneau réservé n'est plus proposé. Le client suivant qui demande cette heure-là reçoit les alternatives libres les plus proches : l'agenda ne place jamais deux personnes au même endroit.
Peut-il réserver avec un membre précis de l'équipe ?
Oui, quand les disponibilités de chacun sont paramétrées. Un client qui demande quelqu'un par son nom se voit proposer les créneaux de cette personne ; un client sans préférence reçoit le premier créneau libre chez quiconque assure la prestation.
Quels rappels sont envoyés, et quand ?
Ceux que vous choisissez à la mise en place : par exemple la veille au soir, ou le matin même. La formulation suit votre ton, et le client peut confirmer ou demander un report en répondant.
Les clients peuvent-ils annuler par message ?
Oui, selon votre politique. Dans le délai d'annulation que vous fixez, l'assistant annule et libère le créneau ; au-delà, ou si votre politique confie la décision à une personne, la demande part vers votre équipe.
Parlez-nous de votre entreprise.
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