رسائل العملاء عند المحاسب المناسب، حتى في نهاية ربع السنة
مساعد البريد الإلكتروني الذكي
يلجأ عملاء مكاتب المحاسبة إلى البريد الإلكتروني حين يبدو الأمر رسمياً: مراسلة من إدارة الضرائب، أو طلب شهادة، أو رد على تذكيركم في آخر الشهر. يصنف مساعد البريد من Nolloi الرسائل الواردة حسب العميل والطلب والفترة، ويشعر بالتوصل باسم مكتبكم، ويوجهها إلى المحاسب المسؤول. أما أسئلة سير الملفات والضرائب فتذهب إلى أشخاص. يبنى هذا المساعد في نشر مخصص يحدد مع مكتبكم.
نبنيه ونربطه لكم ضمن نشر مخصص، يُحدَّد نطاقه معكم.
موقف نموذجي
يمتلئ البريد المشترك لمكتب فيه عدة محاسبين طوال ربع السنة: عملاء يردون على تذكير آخر الشهر، وبنك يطلب قوائم مصادقاً عليها، وشركة ناشئة تسأل عن مسك الحسابات، وعميل يذكر رسالة بخصوص إيداع متأخر. لا أحد مسؤول عن هذا البريد، فيتصفحه كل شريك بين موعدين وتفلت بعض الرسائل. مع المساعد، توسم كل رسالة باسم العميل والفترة وتوضع في لائحة المحاسب المناسب، ويقترح على الشركة الناشئة موعد، وتصل رسالة الإيداع المتأخر إلى الشريك بوصفها مستعجلة لحظة ورودها.
مثال
- العميلالموضوع: رد: وثائق أكتوبر. مساء الخير، تجدون مرفقاً كشوف الحساب البنكي لشهر أكتوبر، وفواتير البيع سأرسلها يوم الإثنين. وتوصلت كذلك برسالة عن غرامة تأخير. ماذا أفعل؟
- مساعد الذكاء الاصطناعيمساء الخير، وشكراً على رسالتكم. سجلت لدانيال، الذي يتابع شركتكم: كشوف أكتوبر البنكية أرسلت الليلة، وفواتير البيع يوم الإثنين. رسالة الغرامة تحتاج إلى اطلاع دانيال، لذلك نبهت إليها بوصفها أولوية. هل يمكنكم ذكر تاريخ الرسالة والأجل الذي تحدده؟
- العميلمؤرخة في 2 نونبر، وتطلب الأداء داخل 30 يوماً.
- مساعد الذكاء الاصطناعيشكراً. سجلت: رسالة بتاريخ 2 نونبر، والأداء مطلوب داخل 30 يوماً. لا أستطيع تقديم نصيحة بخصوص الغرامة، لكن رسالتكم كاملة في لائحة دانيال، وسيجيبكم يوم الإثنين.
- العميلحسناً، شكراً.
- مساعد الذكاء الاصطناعيالعفو. نهاية أسبوع سعيدة.
مثال توضيحي. يجيب المساعد الحقيقي بالمواعيد والخدمات والقواعد التي اعتمدتها الشركة.
كيف تعمل
تصل الرسالة إلى العنوان المشترك
يتولى المساعد العناوين التي تختارونها. ويبقى البريد الشخصي لكل محاسب خاصاً ما لم تقرروا إدراجه.
يتعرف على العميل والطلب
من المرسل ومن مضمون الرسالة: أي شركة، وأي نوع من الطلبات، وأي فترة، وأي أجل، وما الوثائق التي يذكرها العميل.
يشعر بالتوصل باسمكم
رد قصير يؤكد التوصل ويذكر من سيتولى الطلب، بلغة العميل، موقع باسم المساعد الذكي للمكتب. والأصناف التي تفضلون الرد عليها بأنفسكم لا تتلقى أي رد تلقائي.
يوجه وينبه
يذهب الطلب إلى المحاسب المرتبط بالعميل في التطبيق. ومراسلات الإدارات والآجال والشكايات ينبه إليها الشخص المعين.
ما تقررونه
ما تقررونه
- العناوين التي يتولاها المساعد، والتوقيع الذي يختم به ردوده.
- طريقة التعرف على العملاء: عناوين المرسلين وأسماء الشركات المرتبطة بكل محاسب.
- الأصناف التي تتلقى إشعاراً بالتوصل، وتلك التي تحفظ دون رد، وتلك التي ينبه إليها.
- ما يعد مستعجلاً، كمراسلات إدارة الضرائب وإشعارات المراقبة وآجال التصريح، ومن يتلقاه.
ما الذي لا تقوم به
- يبنى في نشر مخصص يحدد مع مكتبكم؛ أما الباقات العادية فتغطي واتساب لا البريد الإلكتروني.
- لا يقدم نصيحة ضريبية أو محاسبية، ولا يخبر أي عميل هل أودع تصريحه.
- لا يعالج المرفقات ولا يتحقق منها؛ يسجل ما يكتبه العميل عنها، وتبقى الملفات في الرسالة لفريقكم.
- لا يرسل أبداً أرقاماً أو كشوفاً أو وثائق إلى العملاء من تلقاء نفسه.
أسئلة شائعة
هل يخبر العميل هل أودع تصريحه؟
لا. هو لا يرى تصريحاتكم، وسير الملف من اختصاص المحاسب. يشعر بالتوصل، ويسجل الشركة والفترة، ويضع السؤال في لائحة المحاسب، ليتلقى العميل الجواب ممن يعرف.
كيف يعرف أي محاسب يتابع أي عميل؟
عند الإعداد نربط عناوين المرسلين وأسماء الشركات لكل عميل بالمحاسب المسؤول. والمرسلون غير المعروفين يذهبون إلى لائحة عامة يرتبها فريقكم.
هل يعمل مع مساعد واتساب؟
نعم. تتبع القناتان قواعد التوجيه نفسها وتغذيان التطبيق نفسه. واتساب، بما فيه الرد المباشر على مكالمات واتساب في Business OS وPrestige، مشمول في الباقات العادية، أما البريد فيضاف في نشر مخصص.
لنتحدث عن نشاطكم.
رسالة واحدة تكفي. نرد على WhatsApp أو بالبريد الإلكتروني، وأنتم من يقرر الخطوة التالية.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22