Les e-mails des clients chez le bon comptable, même en fin de trimestre
Assistant email IA
Les clients d'un cabinet comptable écrivent par e-mail quand le sujet leur paraît formel : un courrier de l'administration fiscale, une demande d'attestation, une réponse à votre relance de fin de mois. L'assistant e-mail de Nolloi classe le courrier entrant par client, demande et période, en accuse réception au nom du cabinet et l'oriente vers le comptable en charge. Les questions d'avancement et de fiscalité vont à des personnes. Il se construit en déploiement sur mesure, cadré avec votre cabinet.
Conçu et connecté pour vous dans un déploiement sur mesure, dont le périmètre est défini avec vous.
Une situation type
La boîte commune d'un cabinet de plusieurs comptables se remplit tout le trimestre : clients qui répondent à la relance de fin de mois, banque qui réclame des comptes certifiés, jeune société qui s'informe sur la tenue comptable, client qui évoque un courrier pour dépôt tardif. Personne n'est responsable de cette boîte, chaque associé la parcourt entre deux rendez-vous, et des messages passent entre les mailles. Avec l'assistant, chaque e-mail est marqué avec le client et la période puis placé dans la liste du bon comptable, la jeune société se voit proposer un rendez-vous, et le courrier pour dépôt tardif arrive chez l'associé comme urgent dès sa réception.
Exemple
- ClientObjet : Re: pièces d'octobre. Bonjour, ci-joint les relevés bancaires d'octobre, les factures de vente suivront lundi. Par ailleurs, j'ai reçu un courrier pour une pénalité de retard. Que dois-je faire ?
- Assistant IABonjour, et merci pour votre e-mail. J'ai noté pour Daniel, qui suit votre société : relevés bancaires d'octobre envoyés ce soir, factures de vente lundi. Le courrier de pénalité demande l'attention de Daniel, je l'ai donc signalé comme prioritaire. Pouvez-vous m'indiquer la date du courrier et le délai qu'il mentionne ?
- ClientIl est daté du 2 novembre et demande de payer sous 30 jours.
- Assistant IAMerci. C'est noté : courrier du 2 novembre, paiement demandé sous 30 jours. Je ne peux pas vous conseiller sur une pénalité, mais votre message est complet dans la liste de Daniel, qui vous répondra lundi.
- ClientD'accord, merci.
- Assistant IAAvec plaisir. Bon week-end.
Illustration. Un véritable assistant répond avec les horaires, les services et les règles validés par l’entreprise.
Comment ça marche
Le courrier arrive à l'adresse commune
L'assistant traite les adresses que vous choisissez. La boîte personnelle de chaque comptable reste privée, sauf si vous décidez de l'inclure.
Il reconnaît le client et la demande
À partir de l'expéditeur et du contenu : quelle société, quel type de demande, quelle période, quelle échéance, et quelles pièces le client évoque.
Il accuse réception au nom du cabinet
Une réponse courte qui confirme la réception et indique qui s'en charge, dans la langue du client, signée par l'assistant IA du cabinet. Les catégories que vous préférez traiter vous-mêmes ne reçoivent aucune réponse automatique.
Il oriente et signale
La demande part chez le comptable rattaché au client, dans l'application. Courriers de l'administration, échéances et réclamations sont signalés à la personne désignée.
Ce que vous décidez
Ce que vous décidez
- Les adresses que l'assistant traite, et la signature de ses réponses.
- La façon de reconnaître les clients : adresses d'expéditeur et noms de sociétés rattachés à chaque comptable.
- Les catégories qui reçoivent un accusé de réception, celles qui sont classées sans réponse, et celles qui sont signalées.
- Ce qui est urgent, comme les courriers de l'administration fiscale, les avis de contrôle ou les échéances, et qui le reçoit.
Ce qu’il ne fait pas
- Il se construit en déploiement sur mesure, cadré avec votre cabinet ; les formules standard couvrent WhatsApp, pas l'e-mail.
- Il ne donne aucun conseil fiscal ou comptable et n'indique à aucun client si une déclaration est déposée.
- Il ne traite ni ne vérifie les pièces jointes ; il note ce que le client en écrit, et les fichiers restent dans l'e-mail pour votre équipe.
- Il n'envoie jamais de chiffres, de relevés ou de documents aux clients de sa propre initiative.
Questions
Peut-il dire à un client si sa déclaration est déposée ?
Non. Il ne voit pas vos déclarations, et l'avancement relève du comptable. Il accuse réception, note la société et la période, et place la question dans la liste du comptable, pour que le client ait la réponse de la personne qui sait.
Comment sait-il quel comptable suit quel client ?
À la mise en place, nous rattachons les adresses d'expéditeur et les noms de sociétés de chaque client au comptable en charge. Les expéditeurs inconnus vont dans une liste générale que votre équipe trie.
Peut-il fonctionner avec notre assistant WhatsApp ?
Oui. Les deux canaux suivent les mêmes règles d'aiguillage et alimentent la même application. WhatsApp, y compris la réponse en direct aux appels WhatsApp avec Business OS et Prestige, fait partie des formules standard ; l'e-mail s'ajoute en déploiement sur mesure.
Parlons de votre entreprise.
Un message suffit. Nous répondons sur WhatsApp ou par e-mail, et vous décidez de la suite.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22