استشارات في أجندتكم، والوثائق الصحيحة على الطاولة
حجز المواعيد بالذكاء الاصطناعي
لا يفيد الموعد الأول كثيراً إذا حضر الموكل دون العقد أو السند أو رسالة المحكمة. يحجز Nolloi الاستشارات على واتساب ضمن الأوقات التي يفتحها كل محام أو موثق، ويرسل لائحة الوثائق الخاصة بنوع الملف، ويسجل الموعد في أجندتكم، ويذكر الموكل به قبل حلوله. وإن فضل مكتبكم، يأخذ المساعد الطلب ويؤكد شخص الموعد بعد التحقق من تضارب المصالح.
موقف نموذجي
مكتب توثيق يتولى البيوع والتركات وتأسيس الشركات، ولكل منها مدة موعدها ووثائقها. مساء السبت، يكتب زوجان: يريدان توقيع وعد بالبيع قبل نهاية الشهر. يسأل المساعد عن نوع العقد، ويقترح الحصص ذات الخمس والأربعين دقيقة التي يخصصها الموثق للوعود بالبيع الأسبوع المقبل، ويرسل اللائحة للمشتري والبائع، ويسجل أن عرض البائع ينتهي يوم الثلاثين. صباح الإثنين، يفتح الكاتب الأجندة فيجد الموعد محجوزاً والملف جاهزاً للتحضير.
مثال
- العميلمساء الخير، شرينا شقة والبائع بغا يوقع الوعد بالبيع بزربة. نقدرو نشوفو الموثق السيمانة الجاية؟
- مساعد الذكاء الاصطناعيمساء النور، ومبروك عليكم الشقة. الموثق مخصص 45 دقيقة للوعد بالبيع. السيمانة الجاية عندي الثلاثاء 11:00 ولا الخميس 16:30. واش البائع غادي يحضر حتى هو؟
- العميلإيه، بجوج. الخميس 16:30 مزيان. شنو نجيبو معانا؟
- مساعد الذكاء الاصطناعيتحجز الخميس 16:30 للطرفين. جيبو البطائق الوطنية ديالكم، والبائع يجيب رسم الملكية والمراجع العقارية ديال الشقة. إلا كنتو غادي تاخدو قرض، جيبو عرض البنك ولا الموافقة المبدئية. غادي يوصلكم تذكير نهار الأربعاء.
- العميلواش نقدرو نعرفو بشحال مصاريف الموثق قبل؟
- مساعد الذكاء الاصطناعيالمكتب غادي يصيفط ليكم المعلومات على المصاريف قبل الموعد، وزدت الطلب ديالكم فالملف. واش كاين شي حاجة أخرى خاص الموثق يعرفها، بحال شي تاريخ فالعرض ديال البائع؟
- العميلالعرض كيسالي نهار 30.
- مساعد الذكاء الاصطناعيتسجل: العرض كيسالي نهار 30. المكتب غادي يشوفو الإثنين الصباح بكري.
مثال توضيحي. يجيب المساعد الحقيقي بالمواعيد والخدمات والقواعد التي اعتمدتها الشركة.
كيف تعمل
الموكل يطلب موعداً
على واتساب، في أي ساعة، وغالباً بعد سؤال أول عن عقد أو نزاع. والرسالة الصوتية تفي بالغرض مثل الرسالة المكتوبة.
المساعد يحدد نوع الموعد
استشارة أولى، أو تحضير عقد، أو توقيع، أو متابعة لموكل حالي: لكل منها مدته ومحاميه أو موثقه ووثائقه.
يقترح أوقاتاً ويسجل الاختيار
أوقات فارغة فقط في أجندة الشخص المناسب، اثنان أو ثلاثة في كل مرة. ويسجل الوقت المختار في أجندتكم، ويمكن ربط تقويم Google.
يرسل لائحة الوثائق والتذكير
يتلقى الموكل فوراً اللائحة الخاصة بملفه، وتذكيراً قبل الموعد في الوقت الذي اخترتموه. وطلب تغيير الموعد يمر بالطريقة نفسها ضمن أوقاتكم.
ما تقررونه
ما تقررونه
- أنواع المواعيد، مثل الاستشارة الأولى وتحضير العقد والتوقيع والمتابعة، ومدة كل منها.
- الأوقات القابلة للحجز لكل محام أو موثق، والفواصل التي تحتفظون بها بين المواعيد.
- هل تحجز الاستشارات الأولى مباشرة، أم يؤكدها شخص بعد التحقق من تضارب المصالح.
- لائحة الوثائق لكل نوع موعد، ووقت إرسال التذكيرات.
ما الذي لا تقوم به
- لا يقرر هل يقبل المكتب الملف: هذا القرار والتحقق من تضارب المصالح بيد شخص.
- لا يحجز إلا ضمن الأوقات التي تفتحونها، ولا يقحم موعداً في يوم ممتلئ.
- لا يذكر أتعاباً أو مصاريف خارج المعلومات التي صادق عليها مكتبكم.
أسئلة شائعة
هل يمكن أن تكون لكل محام أوقاته الخاصة؟
نعم. لكل محام أو موثق أوقاته وأنواع مواعيده، ولا يعرض المساعد على الموكل إلا أجندة الشخص الذي يتولى هذا النوع من الملفات.
هل يمكن ربط الأجندة التي نستعملها حالياً؟
يمكن ربط تقويم Google، فيظهر الموعد المحجوز على واتساب حيث ينظر فريقكم أصلاً. ولا يقترح المساعد إلا الأوقات التي فتحتموها للحجز.
هل الحجز مشمول في الباقات العادية؟
نعم. الحجز ضمن أوقاتكم مع التذكيرات مشمول في كل الباقات على واتساب. أما أخذ المواعيد عبر بريدكم أو خطوطكم الهاتفية فممكن في نشر مخصص يحدد على حدة.
ماذا يتلقى الموكل بعد حجز الموعد؟
تأكيداً في المحادثة نفسها يتضمن التاريخ والساعة وعنوان المكتب ولائحة وثائق ملفه، ثم التذكير في الوقت الذي اخترتموه. ولا يرسل شيء لم يصادق عليه مكتبكم.
لنتحدث عن نشاطكم.
رسالة واحدة تكفي. نرد على WhatsApp أو بالبريد الإلكتروني، وأنتم من يقرر الخطوة التالية.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22