Des consultations dans votre agenda, avec les bonnes pièces sur la table
Prise de rendez-vous par IA
Un premier rendez-vous sert peu quand le client arrive sans l'acte, le contrat ou le courrier du tribunal. Nolloi réserve les consultations sur WhatsApp dans les plages ouvertes par chaque avocat ou notaire, envoie la liste des pièces propre au dossier, inscrit le rendez-vous dans votre agenda et le rappelle au client avant la date. Si votre cabinet le préfère, l'assistant prend la demande et une personne confirme le créneau après la vérification des conflits d'intérêts.
Une situation type
Une étude notariale traite des ventes, des successions et des créations de société, chacune avec sa durée de rendez-vous et ses pièces. Un samedi soir, un couple écrit : il veut signer un compromis de vente avant la fin du mois. L'assistant demande de quel acte il s'agit, propose les créneaux de quarante-cinq minutes que le notaire réserve aux compromis la semaine suivante, envoie la liste pour l'acheteur et pour le vendeur, et note que l'offre du vendeur expire le 30. Lundi, le clerc ouvre l'agenda et trouve le rendez-vous posé et le dossier prêt à être préparé.
Exemple
- ClientBonsoir, nous achetons un appartement et le vendeur veut signer le compromis rapidement. Peut-on voir le notaire la semaine prochaine ?
- Assistant IABonsoir, et félicitations pour votre achat. Le notaire réserve des créneaux de 45 minutes aux compromis de vente. La semaine prochaine, je peux vous proposer mardi à 11 h ou jeudi à 16 h 30. Le vendeur sera-t-il présent lui aussi ?
- ClientOui, les deux parties. Jeudi 16 h 30, c'est parfait. Que faut-il apporter ?
- Assistant IAJeudi à 16 h 30 est réservé pour les deux parties. Apportez vos pièces d'identité ; le vendeur apporte son titre de propriété et les références cadastrales du bien. Si vous empruntez, munissez-vous de l'offre de prêt ou de l'accord de principe de la banque. Un rappel vous parviendra mercredi.
- ClientPeut-on connaître les frais de notaire avant ?
- Assistant IAL'étude vous enverra ses informations sur les frais avant le rendez-vous ; j'ai ajouté votre demande au dossier. Le notaire doit-il savoir autre chose, par exemple une date limite dans l'offre du vendeur ?
- ClientL'offre expire le 30.
- Assistant IAC'est noté : l'offre expire le 30. L'étude le verra dès lundi matin.
Illustration. Un véritable assistant répond avec les horaires, les services et les règles validés par l’entreprise.
Comment ça marche
Le client demande un rendez-vous
Sur WhatsApp, à toute heure, souvent juste après une première question sur un acte ou un litige. Un message vocal fonctionne aussi bien qu'un texte.
L'assistant identifie le type de rendez-vous
Première consultation, préparation d'un acte, signature, suivi d'un client existant : chacun a sa durée, son avocat ou son notaire, et ses pièces.
Il propose des horaires et inscrit le choix
Uniquement des créneaux libres dans l'agenda de la bonne personne, deux ou trois à la fois. Le créneau choisi s'inscrit dans votre agenda, et Google Agenda peut être connecté.
Il envoie la liste des pièces et le rappel
Le client reçoit aussitôt la liste propre à son dossier et un rappel avant le rendez-vous, au moment que vous avez choisi. Une demande de changement d'horaire suit le même chemin, dans vos plages.
Ce que vous décidez
Ce que vous décidez
- Les types de rendez-vous, comme la première consultation, la préparation d'acte, la signature ou le suivi, et la durée de chacun.
- Les plages réservables de chaque avocat ou notaire, et les pauses à garder entre deux rendez-vous.
- Si les premières consultations sont réservées directement, ou confirmées par une personne après la vérification des conflits.
- La liste des pièces pour chaque type de rendez-vous, et le moment d'envoi des rappels.
Ce qu’il ne fait pas
- Il ne décide pas si le cabinet accepte un dossier : cette décision et la vérification des conflits reviennent à une personne.
- Il ne réserve que dans les plages que vous ouvrez et ne glisse jamais un rendez-vous dans une journée pleine.
- Il ne cite pas d'honoraires ou de frais au-delà des informations validées par votre étude.
Questions
Chaque avocat peut-il avoir ses propres horaires ?
Oui. Chaque avocat ou notaire a ses plages et ses types de rendez-vous, et l'assistant ne propose au client que l'agenda de la personne qui traite ce genre de dossier.
Peut-on connecter l'agenda que nous utilisons déjà ?
Google Agenda peut être connecté : un créneau réservé sur WhatsApp apparaît là où votre équipe regarde déjà. L'assistant ne propose jamais que les plages que vous avez ouvertes à la réservation.
La prise de rendez-vous fait-elle partie des formules standard ?
Oui. La réservation dans vos disponibilités, avec rappels, est incluse dans toutes les formules sur WhatsApp. Prendre des rendez-vous par votre e-mail ou vos lignes téléphoniques est possible en déploiement sur mesure, cadré à part.
Que reçoit le client une fois le rendez-vous pris ?
Une confirmation dans la même conversation, avec la date, l'heure, l'adresse de l'étude ou du cabinet et la liste des pièces du dossier, puis le rappel au moment que vous avez choisi. Rien n'est envoyé sans votre validation.
Parlons de votre entreprise.
Un message suffit. Nous répondons sur WhatsApp ou par e-mail, et vous décidez de la suite.
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