بريد المكتب مرتب قبل خروجكم من الجلسة
مساعد البريد الإلكتروني الذكي
عبر البريد الإلكتروني تصل الطلبات الرسمية إلى المكتب: استمارات الموقع، وموكلون يردون بأسئلة، ومراسلات تحمل تاريخاً. يتولى مساعد البريد من Nolloi الرسائل الواردة، فيصنفها حسب نوعها، ويجيب الطلبات الأولى بأسئلة الاستقبال ولائحة الوثائق التي صادقتم عليها، ويضع كل ما فيه أجل أمام محام فوراً. يبنى هذا المساعد في نشر مخصص يحدد مع مكتبكم، إلى جانب مساعد واتساب المشمول في الباقات العادية.
نبنيه ونربطه لكم ضمن نشر مخصص، يُحدَّد نطاقه معكم.
موقف نموذجي
تقضي محامية شريكة يوم الثلاثاء في المحكمة. عند الخامسة مساء، يحمل البريد العام عشرات الرسائل الجديدة: ثلاثة طلبات أولى من استمارة الموقع، وموكل يريد تغيير موعد، وبنك يطلب استمارة موقعة، ونشرتان إخباريتان، ورسالة من موكل توصل للتو باستدعاء لجلسة بعد تسعة أيام. مع المساعد، تلقى كل طلب إشعاراً بالتوصل وأسئلة الاستقبال، وينتظر تغيير الموعد الشخص الذي يمسك الأجندة، وحُفظت النشرتان، ووصل الاستدعاء إلى المحامية بوصفه مستعجلاً لحظة وروده.
مثال
- العميلالموضوع: فصل من العمل. مساء الخير، فُصلت أمس دون إشعار بعد إحدى عشرة سنة. هل يمكنني الطعن، وكم لدي من الوقت؟
- مساعد الذكاء الاصطناعيمساء الخير، وشكراً على مراسلة المكتب. أنا مساعده الذكي، لذلك لا أستطيع تقييم وضعكم، لكن يمكنني ترتيب استشارة أولى مع محام مختص في قضايا الشغل. سؤالكم عن الآجال أحيل الليلة إلى محام ليطلع عليه صباح الغد. هل يمكنكم ذكر تاريخ رسالة الفصل واسم المشغل السابق؟
- العميلالرسالة مؤرخة يوم الإثنين. الشركة تعمل في النقل، والاسم مكتوب في الرسالة، سأحضرها.
- مساعد الذكاء الاصطناعيشكراً. يحتاج المكتب إلى الاسم الدقيق للمشغل للتحقق من عدم وجود تضارب في المصالح قبل التأكيد، فأرجو إرساله متى أمكن. يمكنني اقتراح الخميس الساعة 9:30 أو الجمعة الساعة 14:00. يرجى إحضار الرسالة وعقد العمل وآخر ثلاث ورقات أداء.
- العميلالخميس 9:30. سأرسل الاسم صباح الغد، فالرسالة في المكتب.
- مساعد الذكاء الاصطناعيحُجز لكم موعد الخميس الساعة 9:30، وسيؤكده أحد أفراد المكتب بالبريد بعد التحقق. شكراً لكم، وننتظر اسم المشغل غداً.
مثال توضيحي. يجيب المساعد الحقيقي بالمواعيد والخدمات والقواعد التي اعتمدتها الشركة.
كيف تعمل
تصل الرسالة إلى عنوان المكتب
يعمل المساعد على العناوين التي تختارونها، مثل البريد العام أو بريد الاستقبال. وتبقى صناديق المحامين الشخصية خارج نطاقه ما لم تقرروا غير ذلك.
تُصنف كل رسالة
طلب جديد، موكل حالي، مواعيد، شؤون إدارية، أجل مستعجل، أو رسالة لا تخص المكتب. الأصناف والقاعدة المرتبطة بكل منها من اختياركم.
يرد حيث أذنتم له
يتلقى الطلب الأول إشعاراً مهذباً بالتوصل، وأسئلة الاستقبال الخاصة بنوعه، ولائحة الوثائق. ويمكنه اقتراح مواعيد استشارة من أجندتكم إن شئتم.
يحيل كل ما تبقى
كل ما يحمل تاريخاً، وكل ما يرد من محكمة أو زميل، وكل طلب رأي، يذهب إلى الشخص المعين مع ملخص قصير في التطبيق.
ما تقررونه
ما تقررونه
- العناوين التي يتولاها المساعد، وتلك التي لا يقترب منها أبداً.
- أصناف الرسائل وقاعدة كل صنف: الرد، أو الحفظ، أو الإحالة إلى شخص معين.
- أسئلة الاستقبال ولائحة الوثائق لكل نوع ملف، والتوقيع الذي يختم به الردود.
- ما يعد مستعجلاً، كتواريخ الجلسات والاستدعاءات وآجال التقادم والتوقيعات، ومن يتلقاه.
ما الذي لا تقوم به
- يبنى في نشر مخصص يحدد مع مكتبكم، وليس جزءاً من الباقات العادية التي تغطي واتساب.
- لا يقدم رأياً قانونياً، ولا يقيم أي ملف، ولا يعلق على الوثائق المرفقة بالرسائل.
- لا يجري التحقق من تضارب المصالح، ولا يقبل أي توكيل باسم المكتب.
- لا يرد على المحاكم أو الإدارات أو المحامين الخصوم: هذه الرسائل تذهب مباشرة إلى شخص.
أسئلة شائعة
هل يعرف الموكل أن الذكاء الاصطناعي هو من أجابه؟
نعم. توقع الردود باسم المساعد الذكي للمكتب، ويؤكد ذلك بوضوح إذا سئل. لا يكتب أبداً كأنه محام، ويخبر الموكل حين يتولى شخص الملف.
هل يرد على كل الرسائل تلقائياً؟
فقط على الأصناف التي تأذنون بها. كثير من المكاتب تتركه يرسل الإشعار بالتوصل للطلبات الأولى ويتولى المواعيد، وتحيل كل ما سوى ذلك إلى الفريق مع ملخص ودون رد.
هل يعمل إلى جانب مساعد واتساب؟
نعم. تنطبق أنواع الملفات ولوائح الوثائق وقواعد الإحالة نفسها على القناتين، وكلتاهما تغذي التطبيق نفسه. واتساب مشمول في الباقات العادية، أما البريد فيضاف في نشر مخصص.
لنتحدث عن نشاطكم.
رسالة واحدة تكفي. نرد على WhatsApp أو بالبريد الإلكتروني، وأنتم من يقرر الخطوة التالية.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22