La boîte e-mail du cabinet triée avant votre sortie d'audience
Assistant email IA
C'est par e-mail que les demandes formelles arrivent au cabinet : formulaires du site, clients qui répondent avec une question, courriers porteurs d'une date. L'assistant e-mail de Nolloi prend en charge le courrier entrant, le classe par type, répond aux premières demandes avec vos questions d'accueil et votre liste de pièces, et place immédiatement sous les yeux d'un avocat tout ce qui comporte un délai. Il se construit en déploiement sur mesure, cadré avec votre cabinet, à côté de l'assistant WhatsApp des formules standard.
Conçu et connecté pour vous dans un déploiement sur mesure, dont le périmètre est défini avec vous.
Une situation type
Une associée passe son mardi au tribunal. À 17 h, la boîte générale compte des dizaines de nouveaux messages : trois premières demandes venues du site, un client qui veut déplacer un rendez-vous, une banque qui réclame un formulaire signé, deux lettres d'information, et un client qui vient de recevoir une assignation pour une audience dans neuf jours. Avec l'assistant, chaque demande a reçu un accusé de réception et ses questions d'accueil, le changement de rendez-vous attend la personne qui tient l'agenda, les lettres d'information sont classées, et l'assignation est arrivée chez l'associée comme urgente dès sa réception.
Exemple
- ClientObjet : Licenciement. Bonjour, j'ai été licencié hier sans préavis après onze ans. Est-ce que je peux contester, et de combien de temps je dispose ?
- Assistant IABonjour, et merci d'avoir écrit au cabinet. Je suis son assistant IA : je ne peux pas évaluer votre situation, mais je peux organiser une première consultation avec un avocat en droit du travail. Votre question sur les délais a été transmise ce soir à un avocat, pour qu'elle soit lue dès demain matin. Pouvez-vous m'indiquer la date de la lettre de licenciement et le nom de votre ancien employeur ?
- ClientLa lettre est datée de lundi. C'est une société de transport, le nom figure sur la lettre, je peux l'apporter.
- Assistant IAMerci. Le cabinet a besoin du nom exact de l'employeur pour vérifier l'absence de conflit d'intérêts avant de confirmer ; répondez-moi avec ce nom dès que possible. Je peux vous proposer jeudi à 9 h 30 ou vendredi à 14 h. Apportez la lettre, votre contrat de travail et vos trois derniers bulletins de paie.
- ClientJeudi 9 h 30. Je vous envoie le nom demain matin, j'ai laissé la lettre au bureau.
- Assistant IALe créneau de jeudi 9 h 30 vous est réservé. Un membre du cabinet vous le confirmera par e-mail une fois la vérification faite. Merci, et à demain pour le nom de l'employeur.
Illustration. Un véritable assistant répond avec les horaires, les services et les règles validés par l’entreprise.
Comment ça marche
Le courrier arrive à l'adresse du cabinet
L'assistant travaille sur les adresses que vous choisissez, par exemple la boîte générale ou celle de l'accueil. Les boîtes personnelles des avocats restent hors de sa portée, sauf décision contraire de votre part.
Chaque message est classé
Nouvelle demande, client existant, agenda, administratif, délai urgent, ou hors sujet. Les catégories et la règle attachée à chacune sont les vôtres.
Il répond là où vous l'avez autorisé
Une première demande reçoit un accusé de réception courtois, les questions d'accueil propres à sa nature et la liste des pièces. Il peut proposer des créneaux de consultation si vous le souhaitez.
Il transmet tout le reste
Tout ce qui porte une date, tout ce qui vient d'une juridiction ou d'un confrère, toute demande d'avis va à la personne désignée, avec un court résumé dans l'application.
Ce que vous décidez
Ce que vous décidez
- Les adresses que l'assistant traite, et celles auxquelles il ne touche jamais.
- Les catégories de courrier et la règle de chacune : répondre, classer, ou confier à une personne désignée.
- Les questions d'accueil et la liste des pièces pour chaque nature de dossier, et la signature des réponses.
- Ce qui est urgent, comme les dates d'audience, les assignations, les prescriptions ou les signatures, et qui le reçoit.
Ce qu’il ne fait pas
- Il se construit en déploiement sur mesure, cadré avec votre cabinet ; il ne fait pas partie des formules standard, qui couvrent WhatsApp.
- Il ne donne aucun avis juridique, n'évalue aucun dossier et ne commente pas les documents joints à un message.
- Il ne fait pas la vérification des conflits d'intérêts et n'accepte aucun mandat au nom du cabinet.
- Il ne répond pas aux juridictions, aux administrations ni aux confrères : ces messages vont directement à une personne.
Questions
Le client sait-il qu'une IA lui a répondu ?
Oui. Les réponses sont signées par l'assistant IA du cabinet, et il le confirme clairement si on le lui demande. Il n'écrit jamais comme s'il était avocat et indique au client quand une personne prend le relais.
Répond-il automatiquement à tous les e-mails ?
Seulement aux catégories que vous autorisez. Beaucoup de cabinets le laissent accuser réception des premières demandes et gérer l'agenda, et font transmettre tout le reste à l'équipe avec un résumé, sans réponse.
Peut-il fonctionner avec notre assistant WhatsApp ?
Oui. Les mêmes natures de dossiers, listes de pièces et règles de transmission s'appliquent aux deux canaux, qui alimentent la même application. WhatsApp est dans les formules standard ; l'e-mail s'ajoute en déploiement sur mesure.
Parlons de votre entreprise.
Un message suffit. Nous répondons sur WhatsApp ou par e-mail, et vous décidez de la suite.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22