هاتف المدرسة يُجاب في أكثر لحظات الصباح ازدحاماً
وكيل هاتفي بالذكاء الاصطناعي
ما زال كثير من أولياء الأمور يفضلون الهاتف: قبل الجرس، وعند الخروج، وطوال موسم التسجيل. يجيب الوكيل الهاتفي الذكي من Nolloi على خطوط مدرستكم بالمعلومات والقواعد المصادق عليها نفسها، ويسجل الغياب للشخص المعني، ويجري المكالمات التي طلبها أولياء الأمور، كمعاودة الاتصال من مكتب القبول أو التذكير قبل زيارة. يبنى هذا الوكيل في نشر مخصص، أما المكالمات على رقم واتساب المدرسة فتغطيها الباقات العادية.
مكالمات WhatsApp مشمولة في الباقات القياسية؛ أما خطوطكم الهاتفية الخاصة فتُربط ضمن نشر مخصص.
موقف نموذجي
الساعة 7:40: موظفة واحدة في الاستقبال وأربعة خطوط ترن. وليا أمر يبلغان عن غياب، وآخر يسأل هل صارت الحافلة تمر من شارع جديد، وأسرة وصلت إلى المدينة الأسبوع الماضي تسأل عن مقعدين لطفليها. لا يمكن الرد إلا على مكالمة واحدة. مع الوكيل، يجد كل متصل من يسمعه: يصل الغياب إلى الحراسة العامة قبل الحصة الأولى، ويتلقى سؤال الحافلة الجواب المصادق عليه، وتحجز الأسرة الجديدة زيارة يوم السبت مع مكالمة تذكير يوم الجمعة لأنها طلبتها.
مثال
- العميلصباح الخير، كنعيط على لينا فالسنة الثالثة. عندها موعد عند طبيب الأسنان هاد الصباح، غادي توصل تقريباً مع الحداش.
- مساعد الذكاء الاصطناعيصباح النور. سجلت بلي لينا، السنة الثالثة، غادي توصل تقريباً مع 11:00 اليوم بسبب موعد، وغادي نوصل الخبر دابا للحراسة العامة. شكون غادي يجيبها للاستقبال؟
- العميلباباها. سمحلي، واش كنهضر مع ريبوندور؟
- مساعد الذكاء الاصطناعيأنا المساعد الذكي ديال المدرسة، ماشي ريبوندور، وخديت الرسالة ديالك كاملة. إلا بغيتي شي واحد من الإدارة يعيط ليك، نقدر نرتب ليك هادشي.
- العميللا، ماشي ضروري. شكراً.
- مساعد الذكاء الاصطناعيالعفو. التأخير ديال لينا وصل للحراسة العامة، وباباها يقدر يعلم بيها فالاستقبال.
مثال توضيحي. يجيب المساعد الحقيقي بالمواعيد والخدمات والقواعد التي اعتمدتها الشركة.
كيف تعمل
يُرفع الخط
يجيب الوكيل على خط المدرسة، ويرحب بالمتصل باسم المؤسسة وبأسلوبها، وينتقل إلى لغة ولي الأمر عند الحاجة.
يحدد سبب المكالمة
غياب، تسجيل، نقل، مطعم، رسوم، أو موضوع شخصي. يطرح سؤالاً واحداً في كل مرة، ويعيد قراءة ما سجله قبل إنهاء المكالمة.
يجيب أو يحجز أو يحيل
يعطي المعلومات المصادق عليها مباشرة، ويضع الزيارة في أوقات الإدارة، ويحيل المكالمة التي تحتاج الفريق بالطريقة التي اختارتها المدرسة، مع ملخص مكتوب في التطبيق.
يعاود الاتصال حين يطلب ولي الأمر
إذا أراد ولي الأمر أن يتصل به مكتب القبول، أو اختار تذكيراً قبل زيارته، يجري الوكيل هذه المكالمة في الوقت المتفق عليه. ولا يتصل إلا بالأسر التي طلبت ذلك أو تنتظره.
ما تقررونه
ما تقررونه
- خطوط المدرسة التي يجيب عليها الوكيل، ومتى: طوال اليوم، أو بعد إغلاق الإدارة، أو فقط حين تكون كل الخطوط مشغولة.
- ما يمكنه قوله في الهاتف، وهو عادة نفس المعلومات المصادق عليها في واتساب.
- أي مكالمة تذهب إلى أي شخص، وبأي شكل: ملخص في التطبيق، أو معاودة اتصال، أو تنبيه أحد أعضاء الفريق.
- المكالمات التي يحق له إجراؤها: معاودة الاتصال التي يطلبها أولياء الأمور، والتذكير قبل الزيارات أو مواعيد القبول.
ما الذي لا تقوم به
- ليس جزءاً من الباقات العادية: الرد على خطوطكم الخاصة يبنى ويربط في نشر مخصص يحدد معكم.
- لا يتصل بأولياء الأمور الذين لم يطلبوا مكالمة، ولا يستعمل الخط أبداً للإعلانات أو العروض.
- لا يتحدث في الهاتف عن ملف الطفل أو نتائجه أو صحته، أياً كان المتصل.
أسئلة شائعة
هل هذا هو نفسه الرد على مكالمات واتساب؟
لا. الرد المباشر على مكالمات واتساب مشمول أصلاً في Business OS وPrestige، وكل الباقات ترسل رداً كتابياً فورياً على مكالمة واتساب فائتة. أما الوكيل الهاتفي فيغطي خطوطكم العادية ويُعد في نشر مخصص.
هل يستطيع التأكد من أن المتصل هو ولي الأمر فعلاً؟
لا يتحقق من الهوية، وهذا أحد أسباب امتناعه عن إعطاء أي معلومة شخصية عن تلميذ. يأخذ الرسائل ويقدم المعلومات العامة فقط، ويحيل كل ما هو حساس إلى الفريق الذي يعرف الأسر.
ماذا يعني النشر المخصص بالنسبة لمدرسة؟
نحدده معكم أولاً: أي خطوط، وأي أوقات، وإلى أين تذهب كل مكالمة، وأي معاودات اتصال يحق للوكيل إجراؤها. يتفق على السعر قبل بدء أي عمل، ثم نبنيه ونربطه.
لنتحدث عن نشاطكم.
رسالة واحدة تكفي. نرد على WhatsApp أو بالبريد الإلكتروني، وأنتم من يقرر الخطوة التالية.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22