Le téléphone de l'école, décroché au moment le plus chargé de la matinée
Agent téléphonique IA
Beaucoup de parents appellent encore : avant la sonnerie, à la sortie, pendant toute la période des inscriptions. L'agent téléphonique IA de Nolloi répond sur les lignes de votre école avec les mêmes informations validées et les mêmes règles, note les absences pour la bonne personne et passe les appels que les parents ont demandés, comme un rappel des admissions ou un rappel avant une visite. Il se construit en déploiement sur mesure. Les appels sur le numéro WhatsApp de l'école sont déjà couverts par les formules standard.
Les appels WhatsApp sont inclus dans les formules standard ; vos propres lignes téléphoniques sont connectées dans un déploiement sur mesure.
Une situation type
7 h 40 : une seule personne à l'accueil et quatre lignes qui sonnent. Deux parents signalent une absence, un autre veut savoir si le bus passe désormais par une nouvelle rue, et une famille arrivée en ville la semaine dernière demande s'il reste des places pour deux enfants. L'accueil ne peut prendre qu'un appel. Avec l'agent, chaque appel trouve une réponse : les absences arrivent à la vie scolaire avant la première heure, la question du bus reçoit la réponse validée, et la nouvelle famille réserve une visite samedi, avec un appel de rappel vendredi parce qu'elle l'a souhaité.
Exemple
- ClientBonjour, j'appelle pour Lina en CE2. Elle a rendez-vous chez le dentiste ce matin, elle arrivera vers onze heures.
- Assistant IABonjour. Je note que Lina, en CE2, arrivera vers 11 h aujourd'hui en raison d'un rendez-vous, et je transmets tout de suite à la vie scolaire. Quelqu'un l'accompagnera-t-il à l'accueil ?
- ClientOui, son père. Pardon, je parle à un répondeur ?
- Assistant IAJe suis l'assistant IA de l'école, pas un répondeur, et j'ai bien pris tout votre message. Si vous souhaitez qu'une personne du secrétariat vous rappelle, je peux l'organiser.
- ClientCe n'est pas nécessaire. Merci.
- Assistant IAMerci à vous. L'arrivée tardive de Lina est transmise à la vie scolaire, et son père pourra la signaler à l'accueil.
Illustration. Un véritable assistant répond avec les horaires, les services et les règles validés par l’entreprise.
Comment ça marche
L'appel est décroché
L'agent répond sur la ligne de l'école, accueille la personne au nom de l'établissement et dans son style, puis passe à la langue du parent si besoin.
Il cerne le motif de l'appel
Absence, inscription, transport, cantine, frais ou sujet personnel. Il pose une question à la fois et relit ce qu'il a noté avant de conclure.
Il répond, réserve ou transmet
Les informations validées sont données directement, une visite s'inscrit dans les créneaux du secrétariat, et un appel qui demande l'équipe est transmis selon le choix de l'école, avec un résumé écrit dans l'application.
Il rappelle quand un parent le demande
Si un parent souhaite être rappelé par les admissions, ou a choisi un rappel avant sa visite, l'agent passe cet appel à l'heure convenue. Il n'appelle que les familles qui l'ont demandé ou qui l'attendent.
Ce que vous décidez
Ce que vous décidez
- Les lignes de l'école auxquelles répond l'agent, et à quels moments : toute la journée, après la fermeture du secrétariat, ou seulement quand toutes les lignes sont occupées.
- Ce qu'il peut dire au téléphone, en général les mêmes informations validées que sur WhatsApp.
- Quels appels vont à quelle personne, et sous quelle forme : résumé dans l'application, rappel, ou alerte à un membre de l'équipe.
- Les appels qu'il peut passer : rappels demandés par les parents et rappels avant une visite ou un rendez-vous d'admission.
Ce qu’il ne fait pas
- Il ne fait pas partie des formules standard : la réponse sur vos propres lignes est construite et raccordée en déploiement sur mesure, cadré avec vous.
- Il n'appelle pas les parents qui n'ont rien demandé et n'utilise jamais la ligne pour des annonces ou des promotions.
- Il ne parle au téléphone ni du dossier, ni des résultats, ni de la santé d'un enfant, quelle que soit la personne qui appelle.
Questions
Est-ce la même chose que répondre aux appels WhatsApp ?
Non. La réponse en direct aux appels WhatsApp est déjà incluse dans Business OS et Prestige, et toutes les formules envoient une réponse écrite immédiate à un appel WhatsApp manqué. L'agent téléphonique couvre vos lignes habituelles et se met en place en déploiement sur mesure.
Peut-il vérifier que l'appelant est bien le parent ?
Il ne vérifie pas l'identité, et c'est l'une des raisons pour lesquelles il ne communique jamais d'information personnelle sur un élève. Il prend des messages et donne des informations générales ; le reste va à l'équipe, qui connaît les familles.
Concrètement, qu'implique un déploiement sur mesure pour une école ?
Nous le cadrons d'abord avec vous : quelles lignes, quels horaires, où va chaque type d'appel et quels rappels l'agent peut passer. Le prix est fixé et accepté avant tout travail, puis nous le construisons et le raccordons.
Parlons de votre entreprise.
Un message suffit. Nous répondons sur WhatsApp ou par e-mail, et vous décidez de la suite.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22