Des rendez-vous dentaires qui respectent le temps de fauteuil
Prise de rendez-vous par IA
Nolloi prend les rendez-vous de votre cabinet sur WhatsApp comme le ferait votre accueil : il demande le motif, l'associe à la durée et au praticien que vous avez fixés, propose des créneaux libres de votre agenda et inscrit celui que le patient choisit. Les rappels et les relances de contrôle partent seuls. Les soins longs peuvent rester en simple demande, confirmée par votre équipe.
Une situation type
Mercredi soir, Nadia écrit : elle veut un contrôle pour elle et ses deux enfants, si possible à la suite un samedi matin, et son fils a une dent de lait qui bouge. L'assistant demande l'âge des enfants, sait que le cabinet confie les contrôles des enfants à la deuxième dentiste, et propose deux enchaînements du samedi compatibles avec les deux agendas. Nadia choisit le premier. Les trois rendez-vous apparaissent dans l'agenda avec une note de famille, et la dent qui bouge est signalée à la dentiste pour qu'elle ne la découvre pas le jour même.
Exemple
- ClientBonsoir, je voudrais un contrôle pour moi et mes deux enfants, samedi matin si possible, l'un après l'autre.
- Assistant IABonsoir, avec plaisir. Quel âge ont les enfants ?
- Client7 et 11 ans. Et le petit a une dent de lait qui bouge.
- Assistant IAMerci, j'ai noté la dent qui bouge pour la dentiste. Ce samedi, je peux proposer 9 h, 9 h 30 et 10 h à la suite, ou 10 h 30, 11 h et 11 h 30. Quel enchaînement vous convient ?
- ClientLe premier.
- Assistant IAC'est fait : vous à 9 h, puis les enfants à 9 h 30 et 10 h. À quels noms dois-je inscrire les trois rendez-vous ? Chacun recevra un rappel vendredi soir.
Illustration. Un véritable assistant répond avec les horaires, les services et les règles validés par l’entreprise.
Comment ça marche
Des types de visites avec leur durée
À l'installation, vous listez chaque visite : contrôle, détartrage, soin de carie, séance de dévitalisation, consultation blanchiment, consultation implant, urgence. Chacune a sa durée, son praticien et sa règle : réservable directement ou en demande seulement.
Le patient dit ce dont il a besoin
L'assistant pose une courte question à la fois jusqu'à connaître le type de visite. Si le patient hésite, il réserve la consultation générale que vous avez prévue pour ce cas.
Des créneaux qui existent vraiment
Il lit le temps libre de votre agenda (Google Agenda peut être connecté) et propose deux ou trois options. Le créneau choisi s'inscrit aussitôt dans l'agenda et dans l'application de l'équipe.
Rappels, réponses et relances
Les rappels choisis partent avant chaque visite. Un patient qui répond qu'il ne pourra pas venir est signalé tout de suite à l'équipe et, si vos règles le permettent, se voit proposer un autre créneau libre. Les relances de contrôle suivent le calendrier que vous avez décidé.
Ce que vous décidez
Ce que vous décidez
- Vos types de visites, chacun avec sa durée de fauteuil et le dentiste ou l'hygiéniste qui le réalise.
- Les visites que les patients réservent directement, et celles qui restent en demande à confirmer.
- Le nombre de créneaux d'urgence gardés libres chaque jour, et qui peut les prendre.
- Le moment des rappels et le calendrier des relances de contrôle.
- Ce que l'assistant demande avant de réserver, et rien de plus : nom, motif, nouveau patient ou patient connu.
Ce qu’il ne fait pas
- Il ne réserve jamais hors des disponibilités fixées, même si le patient insiste.
- Il ne décide pas du soin dont un patient a besoin : si le motif est flou, il réserve la consultation prévue pour ce cas.
- Il ne modifie ni l'ordre ni le contenu des étapes d'un plan de traitement.
- Il n'encaisse ni paiement ni acompte.
Questions
Les patients peuvent-ils annuler ou décaler sur WhatsApp ?
Ils peuvent l'écrire dans la discussion, y compris en répondant à un rappel. L'assistant le note aussitôt dans l'application de l'équipe et, si vos règles le permettent, propose un autre créneau libre de même durée. Pour les changements de dernière minute, votre équipe garde le dernier mot.
Cela fonctionne-t-il avec plusieurs dentistes ?
Oui. Chaque dentiste ou hygiéniste a ses propres horaires, et chaque type de visite est rattaché aux personnes qui le réalisent. L'assistant ne propose un créneau que si la bonne personne est libre pendant toute la durée prévue.
Qu'est-ce qu'une relance de contrôle ?
Un message que le cabinet choisit d'envoyer à ses propres patients quand un contrôle ou un détartrage de routine arrive à échéance, selon le calendrier fixé à l'installation. Le patient peut réserver directement en répondant. Ceux qui demandent à ne plus en recevoir ne sont plus contactés.
Peut-il réserver une urgence pour une dent cassée ?
Oui, sur les créneaux d'urgence que vous gardez pour cela. Il ne juge pas la gravité : en cas de forte douleur, de gonflement, de saignement ou de choc, il invite le patient à appeler les urgences ou directement le cabinet, comme votre règle le prévoit, et signale le cas à l'équipe.
Qui voit le détail des réservations ?
Votre équipe, dans l'application, selon les accès donnés à chacun. Le motif d'une visite est une information de santé : nous le traitons comme votre sous-traitant, uniquement pour faire fonctionner l'assistant. Là où une autorisation préalable est exigée, par exemple de la CNDP au Maroc, la prise de rendez-vous démarre une fois celle-ci présentée.
Parlons de votre entreprise.
Un message suffit. Nous répondons sur WhatsApp ou par e-mail, et vous décidez de la suite.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22