Réserver le bon médecin, dans le bon agenda
Prise de rendez-vous par IA
Dans une clinique à plusieurs médecins, prendre un rendez-vous, c'est surtout orienter. Nolloi demande quel médecin ou quelle spécialité le patient souhaite, applique votre règle s'il hésite, propose des créneaux libres dans l'agenda de ce médecin et inscrit le rendez-vous. La confirmation et le rappel reprennent la préparation rédigée par votre équipe, pour que le patient arrive avec les bons documents.
Une situation type
Daniel écrit pour son père, 78 ans, qui doit revoir l'endocrinologue et faire une prise de sang le même matin. La règle de la clinique : la prise de sang d'abord, à jeun, au moins une heure avant la consultation. L'assistant propose mardi, prélèvement à 8 h et endocrinologue à 9 h 30, réserve les deux et envoie les consignes validées par le laboratoire : à jeun depuis minuit, anciens résultats, liste des traitements. Quand Daniel demande si son père doit prendre ses comprimés du matin, l'assistant répond que c'est une question pour le médecin et la transmet au personnel.
Exemple
- ClientBonsoir, je dois prendre rendez-vous pour mon père, un suivi chez l'endocrinologue, et il a aussi une prise de sang à faire. C'est possible le même matin ?
- Assistant IABonsoir. Oui. La clinique demande la prise de sang d'abord, à jeun, au moins une heure avant la consultation. Mardi, je peux proposer le prélèvement à 8 h et l'endocrinologue à 9 h 30. Cela vous convient ?
- ClientParfait. Il doit prendre ses comprimés du matin avant la prise de sang ?
- Assistant IAC'est une question pour son médecin : je l'ai transmise au secrétariat médical, qui vous répondra ici. Pour la réservation, quel est le nom de votre père ?
- ClientYoussef.
- Assistant IAMerci. Youssef est inscrit mardi : prise de sang à 8 h, endocrinologue à 9 h 30. Le rappel de lundi listera ce qu'il faut apporter : anciens résultats, liste des traitements et carte de mutuelle.
Illustration. Un véritable assistant répond avec les horaires, les services et les règles validés par l’entreprise.
Comment ça marche
Chaque médecin, son propre agenda
À l'installation, on fixe pour chaque médecin ses jours, ses horaires et ses durées : une première consultation plus longue qu'un suivi, un acte plus long encore. Un médecin présent seulement certains jours n'a de créneaux que ces jours-là.
Orienter sans diagnostiquer
Si le patient nomme un médecin ou une spécialité, l'assistant réserve. S'il décrit des symptômes et demande où aller, il ne choisit pas à sa place : il suit votre règle, par exemple la médecine générale d'abord, ou un rappel du secrétariat.
Des rendez-vous liés
Quand une consultation exige un examen avant, ou deux rendez-vous le même jour, l'assistant propose des horaires qui respectent l'ordre et l'écart définis par votre équipe, puis inscrit les deux.
La préparation suit le rendez-vous
La confirmation et le rappel choisis indiquent quoi apporter et comment se préparer pour ce type de consultation. Si le patient pose une question sur les consignes elles-mêmes, elle est transmise au personnel.
Ce que vous décidez
Ce que vous décidez
- Les jours, horaires et durées de chaque médecin, par type de consultation.
- Votre règle d'orientation quand le patient ne sait pas quel médecin voir.
- Les consultations qui exigent un examen ou un autre rendez-vous avant, avec l'ordre et l'écart.
- Le texte de préparation de chaque type de consultation, rédigé et validé par votre équipe médicale.
- Les rendez-vous réservables directement, et ceux qui restent des demandes pour le secrétariat.
Ce qu’il ne fait pas
- Il ne choisit jamais une spécialité d'après des symptômes et ne dit jamais si quelqu'un doit être vu en urgence.
- Il ne répond pas aux questions sur les médicaments, les exceptions aux consignes ou les résultats : elles vont au personnel.
- Il ne réserve pas hors de l'agenda d'un médecin et ne glisse jamais un patient dans un créneau plein, même si on le lui demande.
- Il ne gère ni les accords de prise en charge ni les paiements.
Questions
Peut-il réserver pour un proche ?
Oui. La personne qui écrit peut réserver pour un enfant, un parent ou un conjoint : l'assistant demande le nom du patient et note qui a pris le rendez-vous. Les rappels partent vers le numéro qui a réservé.
Et si un médecin annule une journée de consultation ?
Dès que la journée est bloquée dans l'agenda, l'assistant cesse de la proposer. Les patients déjà inscrits ce jour-là sont pris en charge par votre équipe, qui en voit la liste dans l'application.
Envoie-t-il les consignes de préparation ?
Oui, celles que votre équipe a rédigées pour chaque type de consultation, avec la confirmation et le rappel : jeûne, documents, arrivée en avance pour un formulaire. Il ne les adapte jamais à la situation d'un patient ; les questions à ce sujet vont au personnel.
Les données de réservation sont-elles des données de santé ?
Oui. Le nom du médecin et le motif d'une visite révèlent des informations de santé : nous les traitons uniquement comme votre sous-traitant, pour faire fonctionner l'assistant, sur vos instructions. Si votre pays exige une autorisation préalable, comme le Maroc avec la CNDP, la prise de rendez-vous est activée une fois celle-ci présentée.
Parlons de votre entreprise.
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