Le WhatsApp de votre école, avec une réponse pour chaque famille
Réceptionniste IA WhatsApp
La plupart des parents écrivent déjà à l'école sur WhatsApp, souvent depuis la voiture ou tard le soir. L'assistant WhatsApp de Nolloi répond à chacun dans sa langue, avec ce que votre secrétariat a validé : niveaux proposés, ouverture des inscriptions, pièces du dossier, organisation d'une visite. Les messages d'absence arrivent à la personne qui tient le registre, et chaque échange est classé dans votre application d'équipe.
Une situation type
Première semaine de juin. Les admissions reçoivent trois familles par jour, les examens de fin d'année ont commencé, et le WhatsApp de l'école affiche des dizaines de conversations non lues. La moitié demandent s'il reste de la place dans un niveau ; d'autres veulent la liste des pièces, l'arrêt de bus le plus proche d'une nouvelle adresse ou le menu de la cantine. Deux messages signalent une absence pour le lendemain, et sans aide ils passent inaperçus. Avec l'assistant, chaque demande a sa réponse en quelques instants, les visites sont dans l'agenda des admissions et les deux absences sont déjà chez le surveillant avant la fin de la soirée.
Exemple
- ClientBonjour, Adam en 5e B est malade, il ne viendra pas aujourd'hui.
- Assistant IABonjour, je suis désolé qu'Adam soit souffrant. J'ai noté : Adam, 5e B, absent aujourd'hui, et je le transmets tout de suite à la vie scolaire. Je note seulement aujourd'hui, ou prévoyez-vous une absence plus longue ?
- ClientSans doute jusqu'à jeudi. Il avait un contrôle de maths aujourd'hui, il pourra le rattraper ?
- Assistant IAC'est noté : retour probable jeudi. Le rattrapage d'un contrôle est décidé par son professeur, j'ajoute donc votre question au message pour la vie scolaire, qui la fera suivre. Autre chose pour l'école ce matin ?
- ClientNon, c'est tout, merci.
- Assistant IAMerci à vous. Bon rétablissement à Adam.
Illustration. Un véritable assistant répond avec les horaires, les services et les règles validés par l’entreprise.
Comment ça marche
Le parent écrit ou enregistre
Un texte ou un vocal, à n'importe quelle heure. La réponse arrive dans la langue du parent, sous le prénom que l'école a donné à son assistant.
Il comprend ce dont la famille a besoin
Inscription, visite, absence, bus, cantine, frais ou sujet personnel. Chaque type de message suit la règle fixée par votre secrétariat lors de la mise en place.
Il répond ou réserve
Les questions pratiques reçoivent la réponse validée. Visites et rendez-vous d'admission ne sont proposés que dans les créneaux ouverts par le secrétariat, avec un rappel avant la venue.
Il confie le reste à une personne
Les absences vont à la vie scolaire, les frais hors grille à la comptabilité, tout ce qui touche au dossier d'un élève à l'équipe concernée. L'application montre qui s'occupe de quoi.
Ce que vous décidez
Ce que vous décidez
- Le numéro WhatsApp de l'école sur lequel répond l'assistant, et le prénom qu'il donne aux parents.
- Ce que les parents peuvent apprendre : dates d'inscription, niveaux, pièces par niveau, horaires, transport et cantine quand l'école les assure.
- Les créneaux de visite et d'admission, et le rappel reçu par les familles avant de venir.
- Qui reçoit les absences, les questions de frais, les réclamations et tout ce qui touche au dossier d'un élève.
Ce qu’il ne fait pas
- Il ne confirme pas une place dans une classe : c'est le rôle du service des admissions.
- Il ne parle pas des notes, du comportement, de la santé ou de la situation familiale d'un élève, même avec un parent.
- Il ne cite aucun frais hors de la grille validée et n'accorde ni remise ni échéancier.
- Il ne répond pas à la ligne téléphonique classique de l'école : c'est un agent téléphonique IA distinct, construit en déploiement sur mesure.
Questions
Répond-il quand un parent appelle l'école sur WhatsApp ?
Avec Business OS et Prestige, oui : il répond en direct aux appels WhatsApp, de vive voix, dans le ton de l'école. Avec toutes les formules, un appel WhatsApp manqué reçoit une réponse écrite immédiate pour que le parent continue par écrit.
Les parents savent-ils qu'ils écrivent à une IA ?
Il se présente sous le prénom que vous choisissez et ne se fait jamais passer pour une personne. Si un parent le demande, il répond clairement qu'il est un assistant IA et propose de transmettre le message à un membre de l'équipe.
Et si un parent écrit pour deux enfants dans deux classes ?
Il note chaque enfant avec la classe indiquée et les range comme deux demandes séparées : chaque surveillant ou enseignant reçoit seulement le message qui le concerne.
Peut-il donner le menu de la cantine ou les horaires du bus ?
Oui, si l'école assure ces services et nous transmet les informations. Quand un menu ou un circuit change, votre secrétariat le met à jour et l'assistant utilise aussitôt la nouvelle version.
Parlons de votre entreprise.
Un message suffit. Nous répondons sur WhatsApp ou par e-mail, et vous décidez de la suite.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22