Votre boîte de réservations, traitée et classée
Assistant email IA
Pour les hôtels, riads et maisons d'hôtes, Nolloi peut répondre aux e-mails qui arrivent sur votre adresse de réservation et les classer : questions de disponibilité, détails d'arrivée, transferts, demandes de facture, groupes. Il écrit dans la langue de l'expéditeur avec les informations que vous avez validées et range chaque demande dans votre application d'équipe. L'assistant e-mail se met en place dans un déploiement sur mesure, défini avec votre établissement ; il ne fait pas partie des formules standard, qui couvrent WhatsApp.
Conçu et connecté pour vous dans un déploiement sur mesure, dont le périmètre est défini avec vous.
Une situation type
Lundi matin, la boîte de réservation contient une quarantaine de messages accumulés pendant le week-end. Au milieu des lettres d'information et des notifications de plateformes : une agence qui demande trois chambres pour un circuit en novembre, un voyageur qui veut savoir si la piscine est chauffée en hiver, une cliente partie hier qui réclame sa facture au nom de sa société, un couple qui hésite entre deux dates pour sa lune de miel. L'assistant e-mail a déjà répondu aux questions simples, demandé les dates manquantes au couple et rangé la demande de l'agence chez le responsable, la facture chez la personne qui s'en occupe.
Exemple
- ClientBonjour, j'ai séjourné chez vous du 2 au 5 de ce mois. Pourriez-vous m'envoyer une facture au nom de mon entreprise ?
- Assistant IABonjour et merci pour votre séjour. Je transmets votre demande à la personne chargée des factures. Pour l'établir correctement, pouvez-vous m'indiquer le nom exact de l'entreprise, son adresse et, si besoin, son numéro d'identification fiscale ?
- ClientBien sûr : le nom, l'adresse et le numéro figurent tous dans ma signature, juste en dessous.
- Assistant IAMerci, c'est complet. Votre demande est enregistrée avec ces informations et la facture vous sera envoyée par l'équipe, en réponse à ce message. Belle fin de semaine à vous.
Illustration. Un véritable assistant répond avec les horaires, les services et les règles validés par l’entreprise.
Comment ça marche
Il lit chaque e-mail reçu
Et reconnaît sa nature : demande de séjour, question avant l'arrivée, changement de dates, groupe ou événement, demande de facture, ou notification à laisser de côté.
Il répond avec ce que vous avez validé
Dans la langue de l'expéditeur, avec votre signature : horaires d'arrivée, accès, petit-déjeuner, déroulement du transfert. Des tarifs seulement si vous les lui avez donnés.
Il demande ce qui manque
Pour un séjour : dates, nombre de voyageurs, âge des enfants, heure d'arrivée. Pour un groupe : dates, nombre de chambres, objet du séjour.
Il range et oriente
Chaque échange devient une demande dans l'application, avec un résumé. La bonne personne répond ou confirme. Rien n'est confirmé en votre nom sans règle qui l'autorise.
Ce que vous décidez
Ce que vous décidez
- L'adresse traitée (réservation, contact ou les deux) et les expéditeurs à laisser de côté, comme les plateformes et les fournisseurs
- Les informations et formulations autorisées, votre signature et le ton de vos réponses
- Qui reçoit les groupes, les événements, les demandes de facture et les réclamations
- Les demandes auxquelles il répond lui-même et celles qu'il se contente de classer pour une personne
Ce qu’il ne fait pas
- Il ne fait pas partie des formules standard : il est construit sur votre boîte dans un déploiement sur mesure.
- Il n'envoie pas de devis pour les groupes ou les événements ; c'est le responsable qui le fait.
- Il ne traite ni paiement, ni remboursement, ni numéro de carte reçu par e-mail.
- Il ne modifie rien dans votre outil de réservation ; votre équipe y confirme les séjours.
Questions
Pourquoi l'e-mail passe-t-il par un déploiement sur mesure ?
Chaque boîte de réservation est différente : adresses partagées, notifications de plateformes, agences, fournisseurs. Nous définissons avec vous les messages auxquels il répond et ceux qu'il laisse, puis nous le construisons sur votre adresse. Les messages et appels WhatsApp restent couverts par les formules standard.
Répondra-t-il aux messages des plateformes de réservation ?
Seulement si vous le décidez à la mise en place. Vous pouvez préférer qu'il laisse ces messages à l'équipe et se concentre sur les voyageurs et les agences qui vous écrivent directement.
Applique-t-il les mêmes règles que notre assistant WhatsApp ?
Oui. Il s'appuie sur les mêmes informations et les mêmes règles de transmission : un voyageur reçoit la même réponse sur l'arrivée ou le transfert, qu'il écrive par e-mail ou sur WhatsApp, et toutes les demandes aboutissent dans la même application.
Répond-il la nuit ?
Il répond à l'arrivée de l'e-mail, à toute heure : un voyageur qui écrit depuis un autre fuseau horaire a sa réponse avant de se coucher. Vous pouvez aussi lui demander de seulement classer certains types d'e-mails jusqu'au matin.
Parlons de votre entreprise.
Un message suffit. Nous répondons sur WhatsApp ou par e-mail, et vous décidez de la suite.
contact@nolloi.comWhatsApp +212 7 12 13 60 22